Distruzione documenti Bari
Nonostante stiamo assistendo il passaggio da cartaceo a digitale, esistono ancora molti documenti cartacei in circolo. Numerose aziende o privati si trovano ancora a far fronte ad ammassi di documenti di carta, la cui maggior parte tratta di dati sensibili.
La distruzione dei documenti è un’attività che necessita di essere svolta con estrema professionalità, in quanto esistono numerose leggi che regolano le fasi di conservazione, tutela dei dati e infine distruzione.
Distruzione documenti Bari: le normative sui documenti e dati sensibili
Il processo di distruzione e smaltimento di documenti aventi contenuti sensibili deve essere effettuato nel rispetto della legge sulla privacy 193/2003, la quale tratta di privacy aziendale. In particolar modo evidenzia come chi tratta i dati sensibili abbia il dovere di seguire determinate misure di sicurezza che permettano di minimizzare i rischi di distruzione o perdita dei dati.
Inoltre, dal 2018 è entrato in vigore il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) il quale aggiorna le norme europee in merito alla protezione dei dati.
Il GDPR individua una procedura specifica per lo smaltimento e distruzione dei documenti contenenti dati sensibili. Quali sono i dati sensibili che vanno tutelati?
- Dati di tipo identificativo: dunque nome, cognome, codice fiscale, data di nascita ecc.;
- Dati di tipo giudiziario: in caso di presenza di provvedimenti giudiziari, per esempio la libertà condizionale, provvedimenti penali, indagato, imputato ecc.;
- Dati personali: tutti i dati strettamente personali come l’origine etnica, la condizione di salute, la propria vita sessuale, adesione a partiti o sindacati, opinioni in merito di politica, filosofia o credo religioso;
Il mancato rispetto delle norme relative ai dati personali, alla conservazione, protezione e smaltimento, dei documenti portano importanti sanzioni e conseguenze sul piano civile, penale e amministrativo.
La legge impone che qualsiasi tipo di documento, cartaceo o digitale, contenente informazioni sensibili debba essere distrutto dopo il periodo di conservazione, che corrisponde a 10 anni. I documenti vanno conservati in un archivio di deposito sicuro, in seguito, se non saranno soggetti ad alcun tipo di vincolo di tutela, potranno essere distrutti e smaltiti. Tutto ciò al fine di proteggere dei segreti aziendali, garantire ai propri clienti un servizio sicuro e riservato, evitando di incorrere in problemi legali.
Distruzione documenti Bari: come smaltire i documenti cartacei
Se si tratta di smaltire documenti prodotti in dei piccoli uffici, dunque la quantità di documenti sarà esigua, consigliamo di prendere una macchina distruggi-documenti. Per quanto riguarda la scelta della macchina, dovrete considerare peculiarità come la quantità massima di carta che può tritare, quanto finemente trita i documenti, lo spazio dove raccogliere i frammenti, la capacità di distruggere oggetti diversi dalla carta come, ad esempio, graffette, carte di credito. Quest’ultima caratteristica senza dubbio vi permetterà di risparmiare molto tempo.
La soluzione della macchina distruggi-documenti però è limitata ai casi nei quali la quantità di documenti è poca, facilmente gestibile. Ma soprattutto, non è la soluzione più sicura ed efficiente in quanto: non è assicurato che tutti i contenuti sensibili vengano distrutti, il lavoro sarebbe lunghissimo se la quantità di documenti cominciasse ad essere considerevole, infine, certi tipi di documenti hanno bisogno di determinate procedure di smaltimento.
Dunque, la soluzione più professionale e sicura è quella di coinvolgere società specializzate, che possano aiutarvi nello smaltimento dei documenti in maniera professionale, veloce e nel rispetto delle norme vigenti. Infatti, la maggior parte delle grandi imprese, amministrazioni pubbliche, istituti di credito scelgono di affidarsi ad un servizio periodico di distruzione dei documenti.
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Distruzione documenti Bari: come avviene il processo di distruzione dei documenti cartacei?
La prima parte del processo di smaltimento consiste nella triturazione di tutti i documenti, la seconda fase consiste nel far pressare il macero, andando a creare delle presse di carta, facilitando il processo di stoccaggio e in seguito di riciclaggio in cartiere dove verranno utilizzate in futuro come nuova carta.
Fondamentale considerare l’aspetto ecosostenibile dello smaltimento, bisogna scoraggiare l’utilizzo degli inceneritori, incoraggiando metodi di smaltimento che ricorrono al riciclo dei documenti cartacei.
